Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

En esta política, "Soy Empresa", "nosotros" o "la empresa" se refiere al responsable identificado en el cuadro anterior.

2. Objeto y alcance

Esta política establece los criterios, finalidades, procedimientos y medidas con los que Soy Empresa recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales, y los mecanismos para que los titulares conozcan, actualicen, rectifiquen y supriman su información o revoquen su autorización.

Aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales tratados por Soy Empresa, ya sea como responsable o como encargado del tratamiento, y es de obligatorio cumplimiento para sus socios, empleados, contratistas y proveedores que accedan a datos personales.

Cubre, entre otras, las siguientes actividades:

• El sitio web soyempresa.com.co, el botón de contacto por WhatsApp y las herramientas de analítica y publicidad digital.
• Los servicios de asesoría contable y tributaria, creación y liquidación de empresas, marketing digital, producción audiovisual y comercio exterior.
• Los estudios de crédito y de viabilidad crediticia que Soy Empresa realiza por encargo de empresas que otorgan crédito a sus clientes.
• La plataforma Sonia, espacio web para la gestión contable y la generación de documentos con asistencia de inteligencia artificial.
• La gestión de clientes, proveedores, empleados y candidatos.

3. Marco legal

Esta política se rige, entre otras, por las siguientes normas:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia (derechos a la intimidad, al buen nombre y al habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en especial el Capítulo 25 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y el Capítulo 26 (que compila el Decreto 886 de 2014 y sus modificaciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos).
• Ley Estatutaria 1266 de 2008, sobre habeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios, modificada por la Ley 2157 de 2021.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V, y las circulares externas que la modifican o complementan, incluida la Circular Externa 002 de 2024 sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), Ley 527 de 1999 (comercio electrónico) y Ley 2300 de 2023 (canales, horarios y periodicidad de contacto con consumidores).
• Las guías y conceptos de la SIC aplicables, y las normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y el Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular en la que se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante, y los contenidos en registros públicos, documentos públicos o sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a cierto sector o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
• Dato privado: dato de naturaleza íntima o reservada que solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para efectos de la Ley 1266 de 2008, el titular puede ser también una persona jurídica.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un encargado realice un tratamiento por cuenta del responsable.
• Fuente de información (Ley 1266): persona o entidad que recibe o conoce datos del titular en virtud de una relación comercial, de servicio o de otra índole y que los suministra a un operador.
• Operador de información (Ley 1266): persona o entidad que recibe información de las fuentes y la administra y pone en conocimiento de los usuarios, como las centrales de riesgo o burós de crédito.
• Usuario (Ley 1266): persona natural o jurídica que puede acceder a información personal suministrada por el operador o la fuente, o directamente por el titular.
• Cookies: pequeños archivos que un sitio web instala en el navegador o dispositivo del visitante para recordar información sobre su navegación.

5. Principios del tratamiento

Soy Empresa aplica de manera armónica e integral los principios de los artículos 4 de la Ley 1581 de 2012 y 4 de la Ley 1266 de 2008:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento y sin restricciones información sobre la existencia de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo pueden ser conocidos por el titular y las personas autorizadas, y no se publican en internet u otros medios de divulgación masiva salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad: la información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento de datos no públicos deben guardar reserva, incluso después de finalizada su relación con Soy Empresa.
• Temporalidad: la información financiera y crediticia negativa no se suministra a usuarios o terceros cuando deja de servir a la finalidad de la base de datos o se cumple su término de permanencia.
• Interpretación integral de derechos constitucionales: la ley se interpreta de manera que se amparen el habeas data, el buen nombre, la honra, la intimidad y el derecho a la información.

6. Tratamiento y finalidades por grupo de interés

Soy Empresa trata los datos personales únicamente para las finalidades que se describen a continuación y para las que se informen al titular al momento de solicitar su autorización. Las finalidades comunes a todos los grupos son: cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias; atender requerimientos de autoridades; ejercer y defender derechos en procesos judiciales o administrativos; atender peticiones, quejas y reclamos; y llevar registros de control y seguridad.

6.1 Visitantes del sitio web y contactos comerciales

Datos que tratamos: nombre, número de teléfono o WhatsApp, correo electrónico, empresa, mensaje o necesidad consultada, y datos de navegación recolectados mediante cookies (dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, origen de la visita, interacciones con anuncios).

Finalidades:

• Responder solicitudes de información y cotizaciones recibidas por WhatsApp, correo, teléfono o redes sociales.
• Hacer seguimiento comercial a la solicitud presentada.
• Enviar información sobre servicios, contenidos y eventos de Soy Empresa, cuando el titular lo haya autorizado, por los canales autorizados y dentro de los horarios y la periodicidad que fija la Ley 2300 de 2023. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíen más comunicaciones comerciales.
• Medir el uso del sitio, mejorar sus contenidos y la experiencia de navegación, y medir y optimizar campañas publicitarias, conforme a la sección 15 de esta política.

Al escribirnos por WhatsApp, el titular entrega sus datos también a WhatsApp LLC (Meta Platforms), que los trata como responsable independiente bajo sus propias condiciones y políticas. Soy Empresa no controla el tratamiento que esa plataforma realice.

6.2 Clientes de servicios contables, tributarios, societarios, de marketing y de comercio exterior

Datos que tratamos: datos de identificación y contacto del cliente, de sus representantes legales, socios, accionistas, revisores fiscales y empleados de contacto; información tributaria, contable, financiera y laboral necesaria para el servicio; datos de facturación y pago; información de terceros (proveedores, clientes, empleados del cliente) que el cliente entregue para la ejecución del servicio.

Finalidades:

• Prestar los servicios contratados: llevar contabilidad, preparar y presentar declaraciones tributarias, constituir, reformar o liquidar sociedades, tramitar registros ante cámaras de comercio, la DIAN y otras entidades, gestionar operaciones de importación y exportación ante autoridades y operadores logísticos, y ejecutar estrategias de marketing digital.
• Celebrar, ejecutar y terminar el contrato, facturar y gestionar cobros y pagos.
• Realizar encuestas de satisfacción y enviar información sobre servicios relacionados, con autorización.
• Verificar la identidad del cliente y prevenir fraudes, lavado de activos y financiación del terrorismo, cuando sea aplicable.

Cuando Soy Empresa trata datos de los empleados, clientes o proveedores de su cliente para prestarle un servicio (por ejemplo, la nómina o la contabilidad), actúa como encargado del tratamiento por cuenta del cliente, que es el responsable. En ese caso, el cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares o con otra base legal para entregar esos datos, y Soy Empresa los trata solo para prestar el servicio encomendado.

6.3 Producción audiovisual: imagen y voz de personas

Datos que tratamos: imagen (fotografía y video), voz, nombre y datos de contacto de las personas que aparecen en piezas fotográficas, audiovisuales o publicitarias, incluidos modelos, talentos, empleados o clientes de nuestros clientes.

Finalidades:

• Producir, editar y entregar las piezas contratadas.
• Publicar las piezas en el sitio web, redes sociales, campañas publicitarias y demás medios acordados con el cliente y autorizados por el titular.
• Conservar un portafolio de trabajos realizados, cuando el titular y el cliente lo autoricen.

La imagen y la voz son datos personales. Cuando permiten identificar de manera única a una persona, o cuando se tratan con tecnologías de reconocimiento, se consideran datos biométricos y por tanto sensibles. Soy Empresa solo capta y usa la imagen y la voz de una persona con su autorización previa, expresa e informada, en la que se indican los medios, el territorio y el tiempo de uso; o, cuando actúa como encargado de su cliente, verificando que el cliente cuente con dicha autorización. Los derechos patrimoniales de autor y de uso de imagen se regulan en los contratos respectivos.

6.4 Estudios de crédito y viabilidad crediticia

Soy Empresa realiza, por encargo de empresas que otorgan crédito o financiación a sus clientes (en adelante, el "cliente contratante"), estudios de viabilidad crediticia de los posibles deudores, sean personas naturales o jurídicas.

Datos que tratamos: datos de identificación y contacto; información laboral, de ingresos, patrimonio y actividad económica; estados financieros, declaraciones de renta y extractos; referencias personales y comerciales; e información financiera, crediticia, comercial y de servicios, positiva o negativa, obtenida de operadores de información (centrales de riesgo) o suministrada por el titular o por el cliente contratante. Esta información es, en su mayoría, de carácter semiprivado y se rige por la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, y, en lo no regulado allí, por la Ley 1581 de 2012.

Finalidades:

• Verificar la identidad del solicitante y la veracidad de la información suministrada.
• Consultar su comportamiento financiero, crediticio y comercial en las centrales de riesgo, cuando exista autorización previa y expresa del titular.
• Analizar su capacidad de pago y su nivel de riesgo, y emitir un informe o concepto de viabilidad crediticia dirigido al cliente contratante.
• Conservar el soporte del estudio realizado durante el tiempo necesario para atender auditorías, consultas y reclamos.

Roles de Soy Empresa en los estudios de crédito.

• Como encargado del tratamiento (regla general): el cliente contratante decide otorgar o no el crédito, define para qué se usan los datos y es el responsable del tratamiento frente a la Ley 1581 de 2012 y el usuario de la información frente a la Ley 1266 de 2008. Soy Empresa trata los datos por cuenta y según las instrucciones del cliente contratante, solo para elaborar el estudio encomendado, y no los usa para fines propios. Para el efecto se suscribe un contrato de transmisión de datos que regula las obligaciones de ambas partes.
• Como responsable y usuario de la información: cuando Soy Empresa consulta directamente a los operadores de información en virtud de un contrato propio con ellos, o recolecta directamente del titular su información y su autorización, actúa también como usuario de la información en los términos de la Ley 1266 de 2008 y como responsable del tratamiento en lo que corresponda, y responde directamente ante el titular por el cumplimiento de esas normas.
• Como fuente de información: Soy Empresa no reporta información a las centrales de riesgo sobre los titulares evaluados en los estudios de crédito. Si en el futuro llegara a actuar como fuente (por ejemplo, frente a sus propios clientes deudores), cumplirá los deberes de las fuentes previstos en la Ley 1266 de 2008, incluida la comunicación previa al titular antes de cualquier reporte negativo, en los términos y plazos de la Ley 2157 de 2021.

Autorización previa. Ninguna consulta a centrales de riesgo se realiza sin la autorización previa, expresa e informada del titular, que debe indicar que su información será consultada y analizada por Soy Empresa por cuenta del cliente contratante. Cuando la autorización la recolecta el cliente contratante, este se obliga a conservar su prueba y a entregarla a Soy Empresa cuando se le requiera. Soy Empresa podrá abstenerse de realizar el estudio si no se acredita la autorización.

Uso limitado. La información obtenida en los estudios de crédito solo se utiliza para analizar el riesgo crediticio del titular dentro de la relación comercial pretendida. No se usa para fines laborales ni para fines distintos a los autorizados, y no se entrega a terceros diferentes del cliente contratante, salvo orden de autoridad competente.

Intervención humana. Los estudios de crédito pueden apoyarse en herramientas tecnológicas de análisis, pero el concepto lo revisa y emite una persona de Soy Empresa, y la decisión final de otorgar o negar el crédito corresponde al cliente contratante. Soy Empresa no toma decisiones con efectos jurídicos sobre el titular basadas únicamente en un tratamiento automatizado.

6.5 Usuarios de la plataforma Sonia

Sonia es un espacio web, actualmente en desarrollo, en el que los usuarios registrados pueden gestionar temas contables de forma gratuita y generar documentos, como derechos de petición, con asistencia de inteligencia artificial.

Datos que tratamos:

• Datos de registro y de cuenta: nombre, correo electrónico, número de teléfono, número de identificación cuando sea necesario, contraseña (almacenada de forma cifrada) y preferencias.
• Datos que el usuario carga o escribe: información contable, tributaria y financiera propia o de su empresa, documentos, textos e instrucciones (prompts), y los documentos generados.
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, dispositivo, fechas y horas de acceso, registros de actividad y de seguridad.

Finalidades:

• Crear y administrar la cuenta del usuario, autenticarlo y permitirle usar las funcionalidades de la plataforma.
• Procesar la información que el usuario cargue para organizar sus temas contables y generar los documentos que solicite, mediante herramientas de inteligencia artificial.
• Brindar soporte, enviar notificaciones operativas sobre la cuenta y avisos de cambios en el servicio.
• Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y usos abusivos.
• Elaborar estadísticas de uso y mejorar el servicio, preferiblemente con información anonimizada o agregada.
• Ofrecer, cuando el usuario lo autorice, servicios profesionales pagos de Soy Empresa relacionados con sus necesidades.

Información sobre el uso de inteligencia artificial:

• Para generar respuestas y documentos, Sonia utiliza proveedores tecnológicos de alojamiento en la nube y de modelos de inteligencia artificial, que pueden estar ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y reciben los datos mediante transmisión internacional, conforme a la sección 13.
• Soy Empresa procura contratar proveedores que se obliguen a no utilizar los datos de los usuarios para entrenar sus modelos de propósito general y a aplicar medidas de seguridad adecuadas.
• Los documentos generados por Sonia son borradores de apoyo. El usuario debe revisarlos antes de usarlos, y decide si los presenta o no. Sonia no toma decisiones con efectos jurídicos sobre el usuario basadas únicamente en tratamiento automatizado, ni sustituye la asesoría profesional personalizada.
• Las respuestas de la inteligencia artificial pueden contener errores. Soy Empresa aplica medidas de gestión de riesgos conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.

Datos de terceros cargados por el usuario: si el usuario incluye datos personales de otras personas (por ejemplo, en un derecho de petición o en información contable de su empresa), declara que cuenta con la autorización de esos titulares o con otra base legal para hacerlo. En relación con esos datos, Soy Empresa actúa como encargado del tratamiento por cuenta del usuario. Recomendamos no cargar datos sensibles innecesarios.

El usuario puede eliminar su cuenta en cualquier momento. Al hacerlo, Soy Empresa suprimirá sus datos o los anonimizará, salvo aquellos que deba conservar por obligación legal o para atender reclamos, durante el término estrictamente necesario.

6.6 Proveedores y contratistas

Datos que tratamos: datos de identificación y contacto del proveedor o de su representante legal y personas de contacto, información tributaria, bancaria y comercial, referencias y experiencia.

Finalidades: evaluar y seleccionar proveedores; celebrar, ejecutar y terminar contratos; realizar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias; evaluar la calidad del servicio; y verificar listas restrictivas para la prevención del lavado de activos, cuando sea aplicable.

6.7 Empleados, aprendices y practicantes

Datos que tratamos: datos de identificación y contacto, hoja de vida, formación, experiencia, datos de afiliación a seguridad social, datos bancarios, datos de su núcleo familiar y beneficiarios, evaluaciones de desempeño y, cuando sea necesario, datos de salud derivados de exámenes ocupacionales, incapacidades y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Finalidades: gestionar la relación laboral; pagar salarios y prestaciones; afiliar al trabajador y a sus beneficiarios al sistema de seguridad social y a la caja de compensación; cumplir obligaciones laborales, tributarias y de seguridad y salud en el trabajo; expedir certificaciones; y conservar la historia laboral durante el tiempo que exige la ley, incluso después de terminado el contrato.

6.8 Candidatos en procesos de selección

Datos que tratamos: hoja de vida, datos de contacto, formación, experiencia, referencias y resultados de pruebas de selección.

Finalidades: adelantar el proceso de selección, verificar referencias y comunicar los resultados. Las hojas de vida de candidatos no seleccionados se conservan hasta por un año para futuros procesos, si el candidato lo autoriza; de lo contrario, se suprimen al terminar el proceso. Soy Empresa no consulta centrales de riesgo como criterio de selección de personal.

7. Datos sensibles

Soy Empresa solo trata datos sensibles cuando:

• El titular ha dado su autorización explícita, salvo los casos en que la ley no la exige.
• El tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentra física o jurídicamente incapacitado.
• Se refiere a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Tiene una finalidad histórica, estadística o científica, con medidas que impidan identificar a los titulares.
• Es necesario para cumplir obligaciones legales, como las de seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.

Al solicitar autorización para tratar datos sensibles, Soy Empresa informa al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, cuáles de los datos solicitados son sensibles y la finalidad específica para la que se tratarán. Ninguna actividad se condiciona a que el titular entregue datos sensibles, salvo que estos sean estrictamente necesarios para la actividad (por ejemplo, la imagen en una producción audiovisual en la que la persona acepta participar).

Los datos sensibles se protegen con medidas de seguridad reforzadas y acceso restringido.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

Soy Empresa no dirige sus servicios, su sitio web ni la plataforma Sonia a menores de 18 años, y no recolecta deliberadamente sus datos. Cuando de forma excepcional sea necesario tratar datos de niños, niñas o adolescentes (por ejemplo, beneficiarios de seguridad social de un empleado, o menores que aparezcan en una producción audiovisual), Soy Empresa:

• Asegura que el tratamiento responda y respete su interés superior y sus derechos fundamentales.
• Obtiene la autorización de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, con valoración de su opinión según su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento.
• Aplica medidas de seguridad reforzadas.

Si detectamos que un menor se ha registrado en Sonia sin autorización de su representante legal, suprimiremos su cuenta y sus datos.

9. Autorización del titular

9.1 Forma de obtención

Soy Empresa solicita la autorización del titular a más tardar en el momento de recolectar sus datos, informándole de manera clara la identidad del responsable, las finalidades del tratamiento, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores, sus derechos y los canales para ejercerlos.

La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que la otorgó, como marcar una casilla en un formulario web, aceptar los términos al registrarse en Sonia, firmar un documento o enviar voluntariamente un mensaje para solicitar información. El silencio no constituye autorización.

9.2 Prueba de la autorización

Soy Empresa conserva prueba de las autorizaciones obtenidas mediante registros físicos, electrónicos, grabaciones, constancias de aceptación en plataformas o cualquier otro medio que permita su consulta posterior, durante todo el tiempo en que trate los datos.

Cuando Soy Empresa actúa como encargado del tratamiento (por ejemplo, en los estudios de crédito o en servicios contables), el responsable que le entrega los datos es quien debe obtener y conservar la autorización, y se obliga a suministrar su copia cuando Soy Empresa o la autoridad la requieran.

9.3 Casos en que no se requiere autorización

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En estos casos Soy Empresa cumple las demás disposiciones de la ley. Que una información sea accesible en internet o en redes sociales no la convierte por sí sola en dato público.

9.4 Revocatoria de la autorización

El titular puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, mediante el procedimiento de reclamos de la sección 12. La revocatoria o supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, mientras esté vigente un contrato o durante el tiempo de conservación que exija la ley.

10. Derechos de los titulares

10.1 Derechos según la Ley 1581 de 2012

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Soy Empresa o sus encargados, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Soy Empresa.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.

10.2 Derechos según la Ley 1266 de 2008

Frente a la información financiera, crediticia, comercial y de servicios tratada en los estudios de crédito, el titular, sea persona natural o jurídica, tiene además derecho a:

• Ejercer el derecho fundamental al habeas data, accediendo a la información que sobre él repose en la base de datos.
• Solicitar el respeto y la protección de los demás derechos constitucionales y legales, y la actualización y rectificación de los datos.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando esta sea requerida.
• Solicitar información sobre los usuarios autorizados para obtener información sobre él.
• Ser informado sobre el uso que el usuario le está dando a su información.
• Presentar peticiones, consultas y reclamos, y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o ante la Superintendencia Financiera cuando se trate de entidades vigiladas por esta, si sus derechos no son atendidos.
• Que su información negativa solo permanezca durante los términos previstos en la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, conforme a la sección 17.

10.3 Quiénes pueden ejercer los derechos

Los derechos pueden ejercerlos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando tal calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el apoderamiento; y otros por estipulación a favor de otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercen por quienes estén facultados para representarlos.

11. Deberes de Soy Empresa

11.1 Como responsable del tratamiento

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Soy Empresa se compromete a:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que suministre a los encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y actualizarla y rectificarla cuando sea necesario.
• Suministrar a los encargados solo datos cuyo tratamiento esté autorizado, y exigirles el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Adoptar esta política y un manual interno de procedimientos para el cumplimiento de la ley.
• Informar al encargado cuando un dato se encuentre en discusión por parte del titular, y cuando se haya presentado un reclamo y no haya finalizado su trámite.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2 Como encargado del tratamiento

Cuando trate datos por cuenta de un tercero, Soy Empresa cumplirá los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos:

• Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del responsable y para las finalidades autorizadas.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente, y actualizar la información reportada por el responsable dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recibo.
• Tramitar las consultas y reclamos de los titulares en los términos de la ley, o trasladarlos al responsable cuando corresponda.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y la leyenda "información en discusión judicial" cuando corresponda.
• Abstenerse de circular información controvertida por el titular cuya supresión o bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la SIC y al responsable cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

11.3 Como usuario de información financiera y crediticia

Cuando actúe como usuario en los términos de la Ley 1266 de 2008, Soy Empresa se obliga a guardar reserva sobre la información que le sea suministrada por los operadores, las fuentes o los titulares; a utilizarla únicamente para los fines para los que fue entregada; a informar a los titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a su información; y a conservarla con las debidas seguridades.

12. Atención de consultas y reclamos

12.1 Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales está a cargo de Oscar Granados, como persona encargada de la protección de datos personales en Soy Empresa, quien velará por el cumplimiento de esta política.

Canales de atención:

• Correo electrónico: soyempresa.col@gmail.com, con el asunto "Datos personales".
• Correspondencia física: Calle 2B B # 41A – 37, Bogotá D.C.
• Teléfono y WhatsApp: +57 300 429 3840, como canal de orientación. Para dejar constancia del trámite, recomendamos presentar la solicitud por escrito a través del correo electrónico.

El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo los costos de reproducción o envío de documentos cuando el titular haga consultas más de una vez por mes calendario.

12.2 Procedimiento de consultas

El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. La solicitud debe contener:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Copia del documento de identidad o de la prueba de representación o apoderamiento, cuando quien consulta no sea el titular.
• Descripción de la información que desea consultar.
• Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.3 Procedimiento de reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de los deberes legales, pueden presentar un reclamo que debe contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para la respuesta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

El reclamo se tramita así:

1. Reclamo incompleto: si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Traslado: si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Leyenda: una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. Término de respuesta: el término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.4 Consultas y reclamos sobre estudios de crédito

Las peticiones, consultas y reclamos sobre información financiera y crediticia se atienden en los términos del artículo 16 de la Ley 1266 de 2008: diez (10) días hábiles para las peticiones y consultas, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, y quince (15) días hábiles para los reclamos, prorrogables por ocho (8) días hábiles más.

Cuando Soy Empresa haya actuado como encargado del cliente contratante, dará traslado del reclamo al cliente contratante y colaborará con él para responderlo dentro de los términos legales. Cuando el reclamo se refiera a información reportada en una central de riesgo, el titular también puede dirigirse directamente a la fuente que hizo el reporte o al operador de información.

12.5 Requisito de procedibilidad

El titular o causahabiente solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Soy Empresa o su encargado, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015.

13. Transferencias y transmisiones de datos

13.1 Transmisiones a encargados

Soy Empresa puede transmitir datos personales a proveedores que le prestan servicios y actúan como encargados del tratamiento, tales como proveedores de alojamiento web y en la nube, correo electrónico, software contable, herramientas de inteligencia artificial, mensajería, analítica, publicidad digital y servicios profesionales. En estos casos, Soy Empresa suscribe contratos de transmisión de datos o cláusulas equivalentes, en los términos del Decreto 1074 de 2015, que obligan al encargado a tratar los datos solo según las instrucciones de Soy Empresa, aplicar esta política y adoptar medidas de seguridad adecuadas.

13.2 Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia. En particular, los datos pueden ser enviados a:

• Google LLC (Estados Unidos): por el uso de Google Analytics 4 y Google Ads en el sitio web, y eventualmente de servicios de correo y almacenamiento.
• WhatsApp LLC y Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos): cuando el titular nos contacta por WhatsApp o interactúa con nuestras redes sociales.
• Proveedores de alojamiento y de modelos de inteligencia artificial usados en la plataforma Sonia, ubicados principalmente en Estados Unidos.

Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Título V de la Circular Única de la SIC, las transferencias internacionales solo se realizan hacia países que ofrezcan un nivel adecuado de protección de datos (la SIC incluye en esa lista a los Estados Unidos de América), o cuando aplique alguna de las excepciones legales, como la autorización expresa e inequívoca del titular o la necesidad para ejecutar un contrato entre el titular y Soy Empresa. Las transmisiones internacionales a encargados se amparan en un contrato de transmisión o en la autorización del titular.

Con la aceptación de esta política y de la autorización correspondiente, el titular autoriza de manera expresa la transferencia y transmisión internacional de sus datos para las finalidades aquí descritas.

13.3 Entrega a autoridades y otros terceros

Soy Empresa podrá entregar datos personales a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones (por ejemplo, la DIAN, las cámaras de comercio, la UGPP o las autoridades aduaneras) o por orden judicial. No vende ni alquila datos personales.

14. Seguridad de la información

Soy Empresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos para protegerlos contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Control de acceso a la información según el rol de cada persona y el principio de mínimo privilegio.
• Uso de contraseñas robustas, autenticación de doble factor cuando esté disponible y almacenamiento cifrado de contraseñas.
• Conexiones cifradas (HTTPS) en el sitio web y en la plataforma Sonia.
• Copias de seguridad periódicas.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
• Selección de proveedores tecnológicos con estándares reconocidos de seguridad.
• Protección reforzada para datos sensibles e información financiera y crediticia.
• Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad, que incluye su reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y la comunicación a los titulares afectados cuando corresponda.

Ningún sistema es completamente infalible. Si el titular detecta un posible incidente que afecte sus datos, puede informarlo a soyempresa.col@gmail.com.

15. Cookies y tecnologías similares

15.1 Qué cookies usamos

El sitio soyempresa.com.co utiliza cookies propias y de terceros con las siguientes finalidades:

La información recolectada por las cookies de Google se envía a servidores de Google LLC en Estados Unidos y se trata conforme a sus políticas de privacidad. Soy Empresa no usa las cookies para identificar de forma directa al visitante.

15.2 Consentimiento

Las cookies técnicas son necesarias para el funcionamiento del sitio. Las cookies de analítica y publicidad solo se instalan cuando el visitante las acepta mediante el aviso de cookies que se muestra al ingresar al sitio. El visitante puede cambiar su elección en cualquier momento.

15.3 Cómo desactivar las cookies

El visitante puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador (Chrome, Safari, Firefox, Edge u otros), normalmente en el menú de privacidad o seguridad. También puede:

• Instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics, disponible en tools.google.com/dlpage/gaoptout.
• Administrar o desactivar la publicidad personalizada de Google en myadcenter.google.com.

Desactivar las cookies puede afectar algunas funcionalidades del sitio.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

Soy Empresa inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentre obligada a hacerlo según el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015. De acuerdo con la normativa vigente, están obligadas a dicha inscripción las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las personas jurídicas de naturaleza pública. Una vez inscritas, mantendrá actualizada la información del registro en los términos y plazos legales.

No estar obligado a la inscripción en el RNBD no exime a Soy Empresa de cumplir las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012, que aplica plenamente a todas sus actividades.

17. Vigencia de las bases de datos y conservación de la información

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados y, después de ello, durante el tiempo que exijan las obligaciones legales, contractuales o la atención de reclamaciones. A título de referencia:

Sobre la información financiera y crediticia, Soy Empresa respeta los términos de permanencia de la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021: la información negativa permanece por un tiempo igual al doble de la mora, sin exceder cuatro (4) años contados desde la fecha en que se paguen las cuotas vencidas o se extinga la obligación; y caduca en todo caso a los ocho (8) años contados desde que la obligación entró en mora.

Cumplidos los términos de conservación, los datos se suprimen de manera segura o se anonimizan.

18. Vigencia y modificaciones de la política

Esta política fue aprobada originalmente el 30 de agosto de 2023. La presente versión 2.0 sustituye íntegramente la anterior y rige a partir del 4 de octubre de 2026.

Soy Empresa podrá modificar esta política para ajustarla a cambios normativos, a nuevas actividades o a necesidades del negocio. Los cambios sustanciales, en especial los relativos a la identificación del responsable o a las finalidades del tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, se comunicarán a los titulares antes de su implementación, a través del sitio web, correo electrónico u otros medios idóneos, y cuando cambie la finalidad se solicitará una nueva autorización.

Las bases de datos estarán vigentes mientras Soy Empresa desarrolle su objeto social y se mantengan las finalidades descritas en esta política.

19. Aviso de privacidad

El siguiente texto es el modelo de aviso de privacidad que Soy Empresa utiliza en formularios, plataformas y puntos de recolección de datos:

Aviso de privacidad. SOY EMPRESA S.A.S., NIT 901.473.035-5, con domicilio en la Calle 2B B # 41A – 37, Bogotá D.C., correo soyempresa.col@gmail.com y teléfono +57 300 429 3840, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Sus datos serán tratados para atender sus solicitudes, prestar los servicios contratados, realizar estudios de crédito cuando usted lo autorice, administrar su cuenta en la plataforma Sonia, enviarle información comercial si lo autoriza, medir el uso de nuestro sitio web y cumplir obligaciones legales. Sus datos podrán ser transmitidos o transferidos a proveedores tecnológicos ubicados en Colombia o en el exterior, como Google LLC en Estados Unidos. Usted no está obligado a suministrar datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Como titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Puede ejercer sus derechos escribiendo a soyempresa.col@gmail.com. Consulte nuestra política de tratamiento de datos personales en soyempresa.com.co/politicas-de-privacidad-y-tratamiento-de-datos/.